PROTOKÓŁ Nr 8/08/2019 / zanonimizowany/
z posiedzenia Rady Nadzorczej SM POLFA
z dnia 27.08.2019 r.

Obecni na posiedzeniu:

Piotr Krawczak – Przewodniczący RN
Krzysztof Głaszcz – Z-ca Przewodniczącego RN
Maria Oleszek – Członek RN
Krzysztof Stefański – Członek RN

W posiedzeniu uczestniczyli:

Grażyna Kowalczewska – Prezes Zarządu SM POLFA
Agnieszka Łopucka – Księgowa SM POLFA

Porządek obrad:

1. Zatwierdzenie porządku posiedzenia.
2. Przyjęcie Protokołu z poprzedniego posiedzenia Rady Nadzorczej w dn. 01.07.2019 r.
3. Analiza poniesionych kosztów eksploatacji oraz wydatków z funduszu remontowego za I półrocze 2019 r. oraz podjęcie uchwały.
4. Omówienie tematów zgłoszonych do protokołu.
5. Sprawy bieżące.
6. Ustalenie terminu następnego posiedzenia Rady Nadzorczej.

Ad. 1.
Z-ca Przewodniczącego RN otworzył posiedzenie Rady Nadzorczej i przedstawił Program posiedzenia. Przedstawiony porządek obrad został przyjęty jednogłośnie.

Ad. 2.
Z-ca Przewodniczącego RN odczytał Protokół Nr 7/07/2019 z posiedzenia Rady Nadzorczej w dn. 02.07.2019 r. Protokół został przyjęty jednogłośnie.

Ad. 3.

• 3.1. Księgowa przedstawiła realizację kosztów zarządu za I półrocze 2019 r. Rada Nadzorcza podniosła kwestię wprowadzenia do Polityki rachunkowości precyzyjnego zapisu o sposobie prezentowania rozliczenia mediów w tabelach kosztów zarządu, jak również umieszczenia pod tabelami prezentującymi rozliczenie kosztów zarządu objaśnień dotyczących tych pozycji.
• 3.2. Księgowa przedstawiła realizację kosztów eksploatacji i wydatków z funduszu remontowego na poszczególnych nieruchomościach w I półroczu 2019 r.
  W związku z dużymi dopłatami do rozliczenia centralnego ogrzewania Rada Nadzorcza zaproponowała wprowadzenie indywidualnych zaliczek na centralne ogrzewanie.
  Rada Nadzorcza podjęła Uchwałę Nr 10/08/2019 w sprawie zatwierdzenia poniesionych kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości oraz wydatków z funduszu remontowego za I półrocze 2019 r. Uchwała została podjęta jednogłośnie.

Ad. 4.

• 4.1. Księgowa poinformowała zebranych o wykorzystanych urlopach wypoczynkowych.
• 4.2. Pani Prezes zapoznała Radę ze stanem wdrożenia przepisów RODO w Spółdzielni. Członkowie Rady podpisali Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla członka Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej Polfa w Lublinie i Zgodę do przetwarzania danych osobowych osoby będącej członkiem Rady Nadzorczej.
• 4.3. Dyskusja dotycząca sposobu refundowania kosztu wymiany zaworów c.o. Pani Prezes przeczytała opinię Radcy Prawnego w tej sprawie. Powołała się też na konsultacje z lustratorami i biegłym rewidentem. Wniosek członka Rady Nadzorczej z poprzedniego posiedzenia poddano pod głosowanie:
  Za wnioskiem – 1 osoba
  Przeciw wnioskowi – 2 osoby
  Wstrzymujący – 1 osoba
  Wniosek nie został przyjęty.

Ad. 5.

• 5.1. Pan Krzysztof Stefański zapytał o zakres robót dotyczących remontów kominów i czapek kominowych . Zwrócił uwagę na problem z wentylacją, co wiąże się bezpośrednio z bezpieczeństwem w tych mieszkaniach gdzie są zamontowane piecyki gazowe do podgrzewu wody. Zwrócił się o ponowną ekspertyzę kominiarską w sprawie wentylacji.
  Pani Prezes Grażyna Kowalczewska zaproponowała szczegółowe omówienie tego problemu na następnym posiedzeniu Rady w związku z tym, że prace remontowe potrwają jeszcze do końca września.
• 5.2. Rada Nadzorcza zaproponowała aby Zarząd opracował koszty likwidacji piecyków ciepłej wody i podłączenie do firmy LPEC budynków przy ul. Czeremchowej 18 ( mieszkania od nr 1 do 62) i budynku przy ul. Czeremchowej 12.
• 5.3. Pani Prezes przedstawiła szczegółowy plan remontu placów zabaw. W związku z dużym kosztem prac Rada poprosiła o zrobienie ankiety wśród mieszkańców czy są zainteresowani utrzymaniem placów zabaw.
• 5.4. Pani Prezes złożyła wniosek o wyrażenie zgody na wzięcie udziału w szkoleniu dotyczącym ochrony środowiska poprzez wykorzystanie energooszczędnych materiałów i urządzeń w nieruchomości oraz ochrony przeciwpożarowej w budownictwie wielorodzinnym w dniach: 11-14.09.2019 r. i Kongresie Zarządców Nieruchomości w dniach 26-28.09.2019 r.
  Rada Nadzorcza wyraziła zgodę na pokrycie kosztów delegacji obu wyjazdów i kosztów Kongresu w wysokości 444 zł brutto.
• 5.5. Pani Prezes poinformowała Radę o wpłynięciu pisma od Pani XXXXXX w sprawie zwrotów kosztów pośrednich wskazanych w rozliczeniu końcowym inwestycji (lokal mieszkalny i garaż) przy ul. Dziewanny X. Sprawa została przekazana do rozpatrzenia Radcy Prawnemu Spółdzielni.

Ad.6.
Z-ca Przewodniczącego Rady wyznaczył termin kolejnego posiedzenia Rady na 16.09.2019 r. na godz. 18.15.
Na tym posiedzenie zakończono.